報連相（ほうれんそう）とは？意味と重要性、できない人への指導方法

報連相とは？ビジネス用語としての報告・連絡・相談の意味

報連相とは、仕事をスムーズに進めるために必要なビジネスコミュニケーションのこと。報告・連絡・相談の頭文字をとった造語です。まずは報連相を構成する3つの要素について、意味を確認しておきましょう。

「報告」の意味

ビジネスにおける報告の意味は、「任された仕事の進捗や結果を伝えること」です。

慣れないうちは、「仕事上の問題や課題、ミスなどを伝える」というネガティブなイメージが強いかもしれません。しかし、問題の報告だけに限定するのは誤りです。仕事の進み具合や成果といったポジティブな要素も含まれるからです。

一言で言えば、ビジネス用語としての報告は「現在担当している業務はどのような状態かを伝えること」となります。

「連絡」の意味

連絡の意味は、「仕事上の情報や事実を関係者に共有すること」です。

連絡で共有する情報には、例えば

• 業務の注意事項
• 業務や会議のスケジュール
• 会議の資料

などがあります。

ここで注意したいのは、相手に「知っていてほしいこと」を伝えるのが連絡であり、相手に伝わっていなければ意味がないということです。

連絡でしばしば発生する“言った言わない問題”は、「相手がちゃんと聞いていないのが悪い」として、連絡相手にきちんと伝わったかどうかまでの確認を怠ることで発生します。

これを避けるには、連絡の際に必ず「きちんと伝わったのか」という視点を持つことが大切です。

「相談」の意味

相談の意味は、「仕事で発生した疑問や問題について周囲に意見やアドバイスを求めること」です。

相談が必要となる典型的な状況は、

• 仕事の進め方がわからない
• ミスやトラブルが発生した
• 「現在の進め方よりも効率的な方法を思いついたので試したい」などの考えがある
• 会社の制度を利用したい

といったことでしょう。

相談の頻度は、職場の雰囲気や文化によって大きく異なります。

相談しにくい雰囲気や人間関係では、相談の頻度が極端に少なくなってしまうでしょう。

そうした職場では、新入社員が自己判断で進めてトラブルを起こしてしまったり、1人で悩みを抱えたまま離職してしまったりするケースが見られます。

相談しやすい職場をつくるには、相談する側が意識するだけでなく、慣れるまでは上司や先輩からも声かけを行わなければなりません。同時に、「この業務のことなら〇〇さん」といったように、相談の内容と相談先をセットで伝えておけば、新入社員も主体的に相談をしやすくなります。

報連相の重要性と目的

仕事上のコミュニケーションは日々必要です。では、あえて「報連相」という言葉を使うのはなぜでしょうか。その理由こそ、報連相の目的です。

報連相の目的には、大別すると以下の4つがあります。

1. （1）進捗状況を把握するため
2. （2）トラブルの早期解決につなげるため
3. （3）業務効率化につなげるため
4. （4）本人のビジネスパーソンとしての評価を高めるため

順番に見ていきましょう。

（1）進捗状況を把握するため

1つ目は、管理職やリーダーが、各メンバーの進捗状況を把握するためです。

どのような仕事にも、同僚や他部署のメンバー、ときには取引先の社員など、複数の人が関わってきます。例えば、商品・サービスの販売には顧客・自社の営業アシスタント・バックオフィスのメンバーも関わってくるでしょう。マーケティング戦略と営業が分かれている組織なら、部署レベルでの連携が必須です。

こうしたとき、

といった進捗の共有が欠かせません。

適切な進捗共有が行われれば、

などの適切な意思決定も可能になります。

（2）トラブルの早期解決につなげるため

2つ目は、トラブルの早期解決です。適切な進捗共有によって、早期にトラブルを把握し、迅速な解決ができるからです。

もし、任せた仕事の進捗が部下から報告されず、しばらく経ってから「実は遅れていた」という事実が判明した場合、どうにも対処できないほど手遅れになっている可能性があります。結果として、納期の超過、要件を満たさない成果物、会議のキャンセルなど、他の様々なトラブルに発展しかねません。

最初の遅れやミスの段階で対応できれば、他のメンバーがサポートに入るタイミングもつかみやすくなります。顧客の信頼を大きく損なうことなく、円満な解決を図れるでしょう。

安定した業績の維持・向上のためにも、日々の報連相が必要なのです。

（3）業務効率化につなげるため

3つ目の目的は、組織としての業務効率化を図ることです。

ミスやトラブルがない場合でも、報連相は業務の円滑な遂行に役立ちます。進捗状況の把握が関係者の次の行動を促すとともに、適切なタイミングでサポートや指導ができるからです。

例えば、Aさんの業務が早めに進んでいるなら、やや進捗に遅れが見られるBさんの業務のサポートをAさんに割り振れるでしょう。業務に不慣れなメンバーがいるケースでも、安心して作業できるようにOJT実施を追加で検討することができます。

まだ現場に慣れていない新入社員についても、報連相のやり方と頻度を指導することで、チームワークの中で主体的に働くビジネスパーソンに育てられます。

（4）本人のビジネスパーソンとしての評価を高めるため

そして4つ目が、本人の評価を高めるためです。

業務の円滑な遂行と安定した業績の維持・向上に欠かせない報連相を確実にできるようになれば、「信頼できる人」「安心して仕事を任せられる人」と評価されやすくなります。

反対に、報連相を全くせずに自己判断のみで仕事をする人の場合、他のメンバーや他部署との連携ができません。結果として属人的なやり方が増加し、何かトラブルが発生しても「本人でなければ対応できない」という事態を招いてしまうでしょう。トラブルが適切に把握されていなければ、組織としての信頼を大きく損ねることにもなりかねません。

こうした理由から、ビジネスパーソンとしての信頼と評価を得るために、報連相の適切な実践が必要なのです。

報連相ができない人の特徴と原因

ところが、現場を見ると、報連相をうまくできない人の姿も見られます。なぜ、報連相ができないのでしょうか。その理由を5つの観点から解説します。

（1）報連相の重要性を認識していない

報連相ができない原因の1つは、「求められたときにやればいい」という考え方です。自主的に報連相をする発想がないため、「報連相をしない」ことが行動の基本になってしまっています。

こうした考え方をしてしまう大きな原因は、報連相の目的を理解していないことでしょう。先述した4つの目的を知らず、報連相の重要性もわかっていないのです。

報連相の重要性を認識してもらうには、

• 報連相を行うことによるポジティブな影響
• 報連相を行わないことによるネガティブな影響

をそれぞれ身近な業務の例で説明すると効果的です。

（2）報連相の相手・タイミング・手段を理解していない

報連相の重要性は認識しているのに実践できない場合は、「具体的にどうすればよいのか、わからない」ことが原因かもしれません。

報連相で特に「わからない」と言われるのが、タイミングです。報連相を受ける上司や先輩社員の忙しそうな様子から「仕事の邪魔をしてしまうのでは」と気を使いすぎて、話しかけるタイミングがつかめないまま1日が終わってしまうのです。

報連相を受けるタイミングをうまく作れない場合は、口頭ではなくメモやメール、ビジネスチャットを活用する方法があります。部下や後輩社員が報連相をためらわないよう、こうした選択肢も事前に示しておくとよいでしょう。

また、どうしても報連相が苦手な社員には、「報連相の相手・タイミング・手段」を全て指定すると効果的。報連相を受ける側も、指定したタイミングに必ず在席できるようにすることが大切です。

（3）多忙を理由に後回しにしている

報連相の重要性もやり方もわかっている社員が報連相をしてくれないケースでは、その原因に多忙さがあることも考えられます。急いで片付けるべきタスクが山積みになっており、報連相を後回しにしてしまうケースです。

新入社員の場合、仕事に慣れておらず常に焦りがあり、さらに「今相談すると怒られるかも」といった不安もあります。活躍する社員のケースでは、「重要な仕事で手一杯なので、上司への報連相は最低限でいい」という考えがあるかもしれません。

しかし、トラブルが発生した際も適切な報連相が行われなければ、いわゆる“炎上”につながりかねません。早期発見・早期解決のためにも、たとえ多忙な社員であっても報連相を怠ってはいけないのです。

（4）ミスが発覚することを恐れている

報連相の重要性もやり方もわかっているのに報連相が行われない別のケースとして、本人がミスの発覚を恐れていることも考えられます。

若手社員でこうした状況が発生するなら、上司や先輩社員との信頼関係が構築されていないのかもしれません。心理的安全性がなければ、特にネガティブな評価を受けやすいケースで「怒られない状況になってから伝えよう」という回避行動が発生しやすいものです。

人間関係に問題がない場合でも、本人の性格やこれまでの経験からネガティブな報連相を避けているのかもしれません。例えば、

• 完璧主義であり、自分のミスやトラブルを認めたくない
• これまで怒られやすい職場で働いていた
• 過去に失敗をして、つらい経験をしたことがある

などです。

まずは日々の小さなコミュニケーションを通じて心理的安全性を確保するとともに、「途中でもいいので、○月○日に報連相をする」といった基準を示しながら、習慣化を促しましょう。

（5）そもそも職場に報連相の文化がない

ただ、報連相ができないからといって、部下や後輩社員だけを責めることはできないかもしれません。そもそも職場に報連相の文化が根付いていなければ、「何をすることが報連相なのか」という理解が進まないからです。

簡単に言えば、

• 報連相で何を伝えればいいのか
• どのタイミングで、誰に伝えればいいのか
• どの手段で伝えればいいのか

といった基本中の基本に関するルールが曖昧で、先輩社員も上司も教えてくれないような状況です。報連相の文化がない職場では、報連相をすること自体への心理的ハードルが高く、「よくわからないから、やらない」という、好ましくない雰囲気が醸成されてしまいます。

また、人間関係が悪い職場も要注意です。「なるべく話したくない」という空気が強く、必然的に報連相が少なくなってしまうからです。積極的に報連相をする新人がいたとしても、周囲の空気の悪さに適応して「報連相をしない」という行動習慣を身につけてしまうでしょう。

こうした状況に心当たりがある管理職は、まず職場全体のコミュニケーション促進とチームビルディングから始めなければなりません。

コラム「チームビルディングとは？意味・目的・手法と効果を高めるポイント」はこちら

報連相は時代遅れ？「おひたし」「かくれんぼう」も意識して

ビジネスには報連相が欠かせません。しかし、「報連相は古い」「時代遅れ」といった言葉も聞かれます。なぜ、そのように言われてしまうのでしょうか。それは、報連相だけでは捉えきれないポイントがあるからです。

より効果的な報連相を実現するためにも、関連する「かくれんぼう」や「おひたし」も確認しておきましょう。

報連相が「時代遅れ」と言われる理由

現在、ビジネス環境は変化の激しい“VUCAの時代”といわれています。予測できない急激な社会情勢の変化、災害の発生、人材の流動化、技術の急激な発展など、多くの要因があります。

VUCAの時代で企業が生き残るには、より迅速で柔軟な対応が欠かせません。現場レベルの判断も必要です。事あるごとに「上に報告」して判断を仰いでいると、対応のタイミングを逃し、トラブル拡大や機会損失につながりかねないからです。

しかし、だからといって「報連相を一切しなくていい」ということにはなりません。先述したように、どのような仕事も他の人との連携が必要です。迅速な対応のために現場への権限委譲が行われたとしても、現場の管理職や仲間への報連相は依然として求められるのです。

報連相の不足を補う「かくれんぼう」とは

ビジネスコミュニケーションスキルには、報連相以外に「かくれんぼう」もあります。漢字表記は「確連報」。確認・連絡・報告を組み合わせた言葉であり、「相談があるか否か」が報連相との違いです。

相談が確認に置き換わっている理由は、社員の主体性強化にあります。相談で行うことは、例えばミスやトラブルが発生した際に上肢の判断を仰ぐこと。一方、確認では、部下自身がミスやトラブルの解決策を検討・判断し、それが適切かどうかを上司に尋ねます。

現場レベルでの意思決定をスムーズにするには、それぞれの社員が状況を把握し、主体的に課題解決を図らなければなりません。そのため、報連相よりも「自分で考えて動く」ことを重視する確連報が注目されているのです。

ただ、確連報を実践するにも、まずは報連相という基礎が必要です。経験の浅い若手社員に最初から自己判断での対処を求めるのは、高すぎる要求だからです。報連相を通じてビジネスコミュニケーションと基本的な業務の進め方を習得したあとで、確連報の習得へ進むとよいでしょう。

報連相の「おひたし」とは

報連相に関して、もう1つ重要な用語が「おひたし」です。これは、報連相を受ける側である上司や先輩社員が意識すべき4つの要素を示しています。

【ビジネス用語「おひたし」の意味】

報連相では、当然ながら「遅れています」「トラブルが起きました」などの好ましくない報告・相談があります。そうしたとき、つい怒りの感情が出てくるでしょう。

ここで実践すべきことが「怒らない」です。怒って責め立てても、相手に残るのは不満や恐怖が中心。その結果、ネガティブな報連相をしなくなる恐れがあります。報告を受けた側が怒る代わりにやるべきことは、状況を分析してアドバイス・指導することです。建設的な対応をすることが、現状の改善と今後のリスク軽減につながります。

「怒らない」と同様に、部下・後輩の報連相に対して即座に出やすいのが「否定」です。部下の発言を頭ごなしに否定すれば、たとえそれが部下の知識不足によるものでも、自信を失って仕事への意欲が低下するかもしれません。

どのようなことでも、まずは一度受け止め、それを言葉で伝えることが重要です。

こうした言葉を伝えたうえで、「ただ、データを見ると、ここは別の傾向もありそうだ」などの言葉で、誤りを指摘するようにしましょう。

報連相の内容が他者のサポートを要するものであれば、具体的に「助ける」必要もあります。

• 業務の進め方に助言を与える
• 失敗して落ち込んでいる部下を励ます
• 1人で問題を抱え込んでいる部下の相談にのる

などが考えられます。“対話によって部下をサポートする”というイメージで進めてください。

最後の「指示する」は、「助ける」よりも明確に業務内容や進め方を指定することです。

• 組織やプロジェクトのビジョンを理解させる
• 業務を割り当てる
• 必要なスキルの習得に向けて講座や研修の受講を求める

といったことが考えられます。

加えて、「なぜその指示をするのか」という根拠を明確に提示することが重要です。きちんと根拠を示すことで、指示される側の納得感が高まり、その後の主体的な学びや業務遂行につなげられます。

報連相は、する側の姿勢だけで質が決まるものではありません。報連相を受ける側も「おひたし」を意識し、効果的なコミュニケーションを実現しましょう。

報連相指導の3つのポイント

最後に、報連相の指導を行う際に、ぜひ気をつけたい3つのポイントをご紹介します。これらを意識することで、より効果的に報連相の習慣化につなげられるでしょう。

（1）質より量・スピードを重視する

第1のポイントは、質より量・スピードを重視することです。数をこなすことで質もついてきますので、「まずは慣れてもらう」ことを意識しましょう。

報連相ができない人の特徴で見たように、多くの人が悩みやすいのが報連相のタイミングです。トレーニングを開始したら、「小さな悩みや課題でもいいから、自分で必要だと思ったタイミングで伝えて」と繰り返し指導してください。報連相を受けたら、「報告ありがとう」などと言葉でしっかり伝えると、その後も伝えてもらいやすくなります。

また、報連相の内容ややり方に戸惑う新入社員の場合は、「型」を教えることも大切です。典型的には5W1Hで考えると捉えやすくなりますが、What・Who・When・Howだけでも、報連相の型を教えるには十分です。

【報連相の「型」の例】

報連相のトレーニング期間は、半年〜1年を想定するとよいでしょう。第1段階は報連相の基本を理解する2カ月間、第2段階は報連相のタイミングややり方をブラッシュアップする4カ月間、そして第3段階は本人の主体的な報連相を強化する1カ月以上の期間です。

具体的には、下表のような指導がおすすめです。

【報連相トレーニングの指導例】

日々の報連相をスモールステップで習得し、「当たり前」にできるようにすることで、次第に報連相の内容や伝え方が適切になります。先輩社員や上司にとって良いタイミングで伝えられるようにもなるでしょう。

日報を使った報連相の具体的なやり方は、後述します。

（2）褒めて伸ばす・適切なフィードバックを行う

報連相の習慣化で壁となりやすいのが、ミスやトラブルの報告です。「怒られるのが嫌だ」という心理が働くと、どうしても周囲に伝えるタイミングが遅くなってしまいます。

しかし、繰り返し述べているように、ミスが放置されれば、後々大きなトラブルに発展しかねません。報連相をする側にとって心理的負荷が大きい内容でも漏れなく上がってくるようにするには、第一に心理的安全性の確保が必要です。

• 報連相してくれたことを褒める
• 「自分の評価が下がるのではないか」という葛藤を乗り越えて報連相したことに対して「伝えてくれてありがとう」と言う

「怒られない」という安心感が、報連相のハードルをグッと下げてくれるはずです。

そのうえで、ミスやトラブルの原因の特定、改善指導を実施しましょう。分析や指導の際は、指導する側の冷静さも欠かせません。事前にフィードバックの方向性を検討し、次のような手順で進めましょう。

【適切なフィードバックの手順】

1. ①伝える内容と順番を事前に整理しておく
2. ②フィードバック前に、今回の仕事をやってみてどうだったかを尋ねる
3. ③フィードバックを行い、理解を促す
4. ④フィードバック後に、今後取り組めそうな課題があったかを確認する

また、近年拡大したテレワーク下では、「1人で仕事をしている」という感覚になりやすいものです。他のメンバーと一緒に仕事をしていることを伝えながら、意識的にフィードバックの機会を多く設けるとよいでしょう。

対面でもリモートワーク下でも、フィードバックを受ける側の反応を確認しつつ、感情に配慮しながら進めてください。

（3）報連相を仕組み化する

そして第3のポイントは、報連相の仕組み化です。習慣化は本人や周りの「意思」だけでは達成しにくいもの。そこで、「報連相をせざるをえない仕組み」を作ることが重要となります。

最も一般的な手法は、日報の作成です。ぜひ、日報に記載する項目に報連相を盛り込みましょう。

【日報に記載する報連相の項目（例）】

• 進捗状況（その日の業務の進み具合や出来事）
• 上司や関係者への連絡事項
• 相談（改善したいこと、今後の方向性など）

日報を確認する側は、ただそれを読むだけでなく、内容を踏まえたアドバイス・指導を行い、本人にフィードバックしましょう。順調に進んでいる場合も、必ず何らかのポジティブフィードバックを与えるようにしてください。

もし、「口頭や対面では時間が合わない」という場合は、ビジネスチャットツールを使う方法もあります。Teamsなどのタスク機能を使って連絡してもらうのもよいでしょう。

特にリモートワーク中は、対面での報連相が困難です。オンラインコミュニケーション用のツールをうまく活用しながら、報連相の習慣化につながる仕組みをつくらなければなりません。オンライン通話・メール・チャット・Web会議といった手段も、漫然と選ぶのではなく、目的を持って選択することが大切です。

【オンラインコミュニケーション用ツールの使い分け】

加えて、メンバーのスケジュールや進捗の見える化も必要です。「誰が、空いているのか」を一目で確認できれば、新入社員も先輩や上司に話しかけるタイミングをつかみやすくなるでしょう。

報連相の定着にはコミュニケーション研修がおすすめ

報連相は、慣れてしまえば息をするようにできるものです。しかし、慣れないうちは心理的ハードルが高く、なかなか実践できません。職場で暗黙の了解になっていることでも、可能な限り言語化して示すことが、適切なタイミングや手段の選択に役立ちます。

まずは、報連相をしやすい環境づくりから確認し、少しずつステップアップしていくイメージで指導・サポートを行いましょう。指導を受ける側が「自分のことや立場を理解したうえで指導してくれている」とわかれば、次第に自発的に応えようとしてくれます。

もし、報連相そのものを基礎から体系的に学ばせたいなら、コミュニケーション研修も効果的です。多数の企業で人材育成をご支援してきたALL DIFFERENTでは、報連相研修に特化したコミュニケーション研修をご提供しています。ワークショップで体感的に学び、実践につなげやすい点が特長です。

「報連相研修～『体感型』報連相研修1＜仕事の受け方編＞～」はこちら

「報連相研修～『体感型』報連相研修2＜報告・相談編＞～」はこちら

また、報連相を行う際は、話し手・聴き手としてのマナー、オンライン上での入退室のマナーなど、様々なビジネスマナーにも注目しましょう。こうしたコミュニケーション上の基本的なマナーは、報連相だけでなく会議や打ち合わせ、お客さまとの商談でも欠かせないからです。当社では、こうしたビジネスマナーを学べる研修もご用意していますので、ぜひご活用ください。

「ビジネスマナー研修1＜良好な人間関係を築く5要素＞」はこちら

「ビジネスマナー研修2＜ビジネスを円滑に進めるための形式＞」はこちら