総務とは？意味・仕事内容・向いてる人などを解説

総務とは？意味と役割をわかりやすく解説

総務とは、会社全体が円滑に機能するよう、幅広い業務を担う部署です。目立つ仕事ではありませんが、総務がいなければ、社内の環境整備やルール運用が滞り、企業活動はスムーズに進みません。

備品管理や文書管理といった日常業務から、会社の窓口対応、行事運営まで、その役割は多岐にわたります。

まずは、総務の基本的な意味と役割について、初学者にもわかりやすく解説します。

総務とは何をする仕事か｜企業活動を支える基本的な意味

総務とは、会社運営を支えるための「土台づくり」を担う仕事です。

総務の仕事は、事務用品の発注や書類の作成にはじまり、来客対応、社内イベントの運営など、担当業務は多岐にわたります。

直接売上を生む仕事ではありませんが、全ての部署が安定して業務を行うために欠かせないものです。

総務は時として、「何でも屋」と表現されることもあります。

他部署に当てはまらない業務や、全社共通で発生する事務をまとめて担当するケースが多いからです。

そのため、企業によって総務の業務範囲は異なり、中小企業では人事・労務・法務を兼任するケースも少なくありません。

総務の役割と会社全体における立ち位置

総務の仕事は、会社の規模や業種によって大きく異なります。

中小企業やスタートアップ企業など人員が限られている組織では、経理や人事、労務、法務なども総務が受け持つことが少なくありません。

一方で、企業の規模が大きくなると、管理するものも必然的に増えるため、単一業務のボリュームが増します。

一般的な総務の役割は、主に以下の3点に分類されます。

• 会社の窓口業務
• 会社で使用する物品や設備の管理
• 社内イベントの企画・運営

具体的に、どのような役割や業務があるのかを詳しく見ていきます。

①会社の窓口としての業務

総務は、代表電話やメールの対応、来客対応などを通じて、会社の対外的な窓口としての役割を果たします。

受け付けた問い合わせを担当部署へ引き継ぐほか、会社宛の郵便物を各部署に仕分けるなど、社内における情報の中継点としても機能します。

②会社で使用するモノや設備の管理

会社で使用する消耗品や備品、設備などを管理するのも総務の仕事です。

ボールペン、クリップ、コピー用紙、トナー、名刺といった消耗品から、OA機器や社用車まで、管理対象は多岐にわたります。

社屋や倉庫、社宅、福利厚生施設など、会社が所有・利用する不動産も総務の管理対象に含まれます。

③株主総会などイベントの企画・運営

総務にとって最も大きな仕事の1つが株主総会の企画・運営です。株主に向けた招集通知の作成・発送にはじまり、会場の予約や設営、当日配布する資料の作成・印刷手配など、抜かりない準備が必要です。

社内向けのイベント運営も行います。入社式や納会、レクリエーション、社員旅行など、社内イベントの企画・運営も総務の役割です。予算の策定や会場の手配、当日の運営（進行・案内）まで、幅広い業務に対応します。

総務を英語でいうと？

総務は、英語では一般的に「General Affairs」と訳されます。

海外企業でも「General Affairs Department」として、社内環境の整備や設備管理、社内ルールの運用などを担当する部署が存在します。

ただし、日本の総務と海外のGeneral Affairsは、役割が完全に同じとは限りません。

日本の総務部門は、人事・労務・法務などに近い業務まで担当することがありますが、海外ではこれらの業務が明確に分担されているケースが一般的です。

英語で説明する際は、「会社全体の業務運営を支える部門」と補足することで、より明確に伝わるでしょう。

参考：社会人の勉強法＆英語学習- STUDY HACKER（スタディーハッカー）

総務は事務・人事労務・経理と何が違う？役割の違いを比較

総務はバックオフィス業務の代表的な職種ですが、一般事務や人事労務、経理と混同されやすい傾向があります。

いずれも会社を支える重要な仕事である一方、担当する対象や役割には明確な違いがあります。それぞれの違いを正しく理解することで、総務ならではの特徴や立ち位置が見えてきます。

ここでは、総務と他職種の違いを比較しながら、役割の違いをわかりやすく解説します。

総務と一般事務の違い

総務と一般事務の大きな違いは、業務内容責任の範囲にあります。

一般事務は特定の部署を支える業務が中心なのに対し、総務は会社全体を対象にした業務を担うのが特徴です。

つまり、一般事務が「部署単位のサポート役」だとすれば、総務は「会社全体の環境を整える役割」といえます。

総務と人事労務との役割の違い

総務と人事労務の違いは、総務が会社の制度や業務環境の整備を担うのに対し、人事労務は従業員に関する管理業務を担当する点にあります。

総務が「会社全体の事務的業務」を担っているのに対し、労務は「従業員の労働環境に関する業務」に特化しています。

ただし、企業規模が小さい場合には、人事労務と総務を兼務するケースも少なくありません。

特に人事業務は時期によって繁閑の差が大きいため、総務と統合して運用されるケースも見られます。

総務と経理の関係

総務と経理の最大の違いは、業務において「お金」を直接扱うか否かにあります。

経理は、会社のお金の流れを正確に管理する専門職です。売上や支出の記録、請求書の処理、決算業務などを通じて、会社の経営状況を数字で把握する役割を担っています。

一方、総務は経理のように金額を管理することは少ないものの、備品購入や契約管理など、経理業務と関係する仕事を行う場面があります。そのため、経理と連携しながら業務を進めることが多く見られます。

企業によっては、「総務経理部」として1つの部署に統合されることもありますが、両者の役割は本質的に異なります。

総務とはどんな仕事内容？業務内容を一覧で紹介

総務の仕事は「何でも担当する部署」と表現されることもあるほど、業務内容は多岐にわたります。

業務内容を一覧にすると以下のようになります。

• 備品、施設、固定資産の管理
• 文書管理や社内規定の整備
• 契約関連業務
• 社内行事
• 慶弔対応
• 株主総会の対応
• 受付や庶務対応

直接売上を生み出す仕事ではありませんが、総務が適切に機能していることで、他部署は本来の業務に集中できます。ここでは、総務の代表的な仕事内容をわかりやすく整理して紹介します。

総務の主な仕事内容（1）備品・施設・固定資産の管理

総務の代表的な仕事内容の1つが、備品や施設、固定資産の管理です。

例えば、文房具やコピー用紙などの消耗品から、机や椅子、パソコンといった備品まで、数量や状態を把握し、必要に応じて発注や入れ替えを行います。

また、オフィスの空調や照明の管理、清掃や点検の手配、防災設備の確認なども総務の仕事です。これにより、快適で安全な職場環境が保たれます。

さらに、土地や建物、車両などの固定資産については、台帳管理や契約内容の把握を行い、適切に管理します。

このように総務は、会社で使用する「モノ」と「場所」を総合的に管理する役割を担っています。

総務の主な仕事内容（2）文書管理・社内規程・契約関連業務

総務は、会社で扱う文書やルールを管理する役割も担っています。

具体的には、契約書や社内文書の作成・保管、閲覧ルールの整備などを行います。重要書類については、保管期間や管理方法を定め、適切に管理することが求められます。

また、就業規則や社内規程の整備・改訂も総務の重要な業務です。法改正や会社方針の変更に合わせてルールを見直し、社員に周知することで、組織運営を支えます。

総務は会社のルールと情報を整理・管理する中枢的な役割を果たしています。

総務の主な仕事内容（3）社内行事・慶弔対応・庶務全般

総務は、社内行事や日常的な庶務を通じて、社内の円滑な運営を支える役割も担います。

例えば、入社式や表彰式、株主総会などの社内外行事では、会場手配や資料準備、当日の運営までを担当するケースが見られます。

大企業では、人事部や経営企画部などの他部署が所管するケースも多いですが、その場合でも社内調整や会場設営、備品やインフラの手配など、総務が担う役割は依然として重要です。

また、社員の結婚や不幸などに伴う慶弔対応も総務の仕事です。社内ルールに沿って、祝電や香典の手配を行い、社員が安心して働ける環境づくりを支えます。

その他にも、郵便物の仕分け、来客対応、問い合わせ対応などの庶務業務があります。

1つ1つは細かな作業でも、積み重なることで会社全体の円滑な運営につながっています。

企業によって異なる総務の仕事内容の幅

総務の仕事内容は、全ての企業で同じではありません。なぜなら、企業の規模や業種、組織体制によって求められる役割が異なるからです。

大企業では、業務が細かく分担されているため、例えば以下のような部署が所管したり関連したりするケースが多いです。

一方で、中小企業では人事や労務、経理などを兼務するケースも多く、業務範囲が広くなりがちです。

また、成長段階にある企業では、制度づくりやルール整備など、総務の役割が変化していくこともあるでしょう。

総務は、特に、会社の状況に応じて柔軟に役割が変わる職種です。仕事内容の幅が広い点は大変さでもありますが、その分、会社全体を理解できる貴重なポジションであるといえるでしょう。

総務が向いている人と向いていない人の特徴

総務の仕事は幅広く、誰にでも向いているとは限りません。人や部署、仕組みをつなぐ役割を担うため、総務ならではの適性や必要なスキルがあります。

一方で、仕事内容との相性によっては負担を感じやすいケースもあります。

ここでは、総務に向いている人の特徴と、向いていないと感じやすいケースを整理し、自分に合った働き方を考えるヒントを紹介します。

総務に向いている人の特徴とは

総務に向いている人の特徴としては、以下のようなものが挙げられます。

• 協調性がある人
• サポートすることが好きな人
• マルチタスクが管理できる人

順番にくわしく解説します。

協調性がある人

総務は、社内外と連携したり、調整したりを繰り返しながら業務を行います。

多くの人とコミュニケーションを取る機会があるので、1人で黙々と作業したい人より、周りの人と協力しながら仕事を進めたい人に向いています。

サポートすることが好きな人

社員が気持ちよくスムーズに仕事ができるようサポートするのも、総務の役割です。売上をあげるなど、目に見える成果は残しにくく、どちらかといえば「裏方」ですが、会社になくてはならない仕事です。

人の役に立つことに喜びを感じる人は、大きなやりがいを見いだせるでしょう。「気が利くね」とよく言われるなど、細かいことに気がつく人も適性があるといえます。

マルチタスクが管理できる人

総務の仕事は多岐にわたるため、いくつもの業務を並行して担当することも多いでしょう。

そのためマルチタスクの管理が得意な人や物事の優先順位を見極められる人は、総務の仕事に向いているといえます。

総務に必要なスキル

総務は社内のあらゆる業務に関わります。幅広い知識が必要であるとともに、複数の業務を並行して行う能力が欠かせません。

予期せぬ業務が発生する可能性もあるため、対応力も必要です。

ここでは、総務の仕事を目指す方に向けて、求められるスキルを整理して紹介します。

基本的なビジネスマナー

総務は社内外のあらゆる立場の人と接する機会があります。

そのため、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや応対、名刺交換の仕方など、基本的なビジネスマナーを身につけておくことが必要です。

直接応対する場合はもちろん、電話やメールなど顔が見えない状況でも、相手の立場に留意した適切な応対が求められます。

基礎的なITスキル

総務では、資料作成や備品管理など、コンピューターを使用した業務が多くあります。

社内文書だけでなくフォーマットが指定されている公的書類なども作成するので、WordやExcelなど、基本的なOfficeツールの運用スキルは必須といえます。

人事や経理の知識

会社の規模によって、総務担当者が人事や経理業務を兼任することがあります。その場合は、勤怠管理や給与計算、社会保険、内規作成など労務の知識が役立ちます。

また、経理の業務を行うには、会社のお金の流れがわかる簿記の知識があると重宝されるでしょう。

コミュニケーション力

総務は社内外の様々な人とやり取りすることが多いため、柔軟なコミュニケーション力が求められます。相手の話をよく聞いて把握し、お互いの条件をもとに調整する役割があります。

備品や設備の管理、イベント運営、協力会社との信頼関係の構築など、総務の全ての業務は円滑なコミュニケーションのうえに成り立つといえるでしょう。

スケジュール管理能力

総務の仕事は多岐にわたるため、スケジュール管理能力は大切なスキルの1つです。

個別の仕事に注力しすぎて、他の仕事が期限までに終わらないという状況は避けなければなりません。仕事の優先順位をしっかり見極め、正確に処理することが求められます。

ITやネットワークの知識

総務が社内のITインフラを管理するケースも珍しくありません。

ちょっとしたPCトラブルへの対応から、会社によってはサーバーの保守管理を担当することもあるので、ITやネットワークに関する知識があると重宝されるでしょう。

総務に向いていないと感じやすいケース

一方で、総務の仕事に向いていないと感じやすいケースもあります。

業務範囲の広さや調整業務に強い負担を感じる人は注意が必要です。

総務は「自分の仕事がここまで」と線引きしにくく、急な依頼や想定外の対応を求められる場面も少なくありません。

また、総務は他者との連携や調整が欠かせないため、対人コミュニケーションを避けたい方には負担となる場合があります。

さらに、成果が数値で見えにくいため、評価されにくいと感じる場合もあるでしょう。

総務は未経験でも目指せる？資格・キャリアの考え方

総務は専門職に見える一方で、業務の多くが、企業活動に不可欠な基礎スキルで構成されているため、未経験からでも目指しやすい仕事といえます。

ただし、配属後に幅広い業務を任されることが多いため、事前にポイントやキャリアの考え方を理解しておくことが重要です。

ここでは、未経験から総務を目指す際の注意点と、将来につながる資格やキャリアパスについて解説します。

未経験から総務を目指す際のポイント

未経験から総務を目指す際には、「幅広い業務への柔軟な対応力」が特に求められます。定型業務に限らず、状況に応じた対応が日常的に発生するためです。

完璧な知識を最初から備えている必要はありませんが、柔軟に学ぶ姿勢が求められます。

また、社内外の調整が多い仕事であるため、報告・連絡・相談を丁寧に行う意識も重要です。

未経験であっても、小さな業務を正確に積み重ねることで信頼を得ることができ、徐々に担当範囲を広げていけます。

総務の仕事に役立つ資格

総務の仕事をするうえで必須の資格はありません。

しかし、総務の業務は広範囲にわたるため、持っていると役立つ資格は多数あります。

ここで紹介する資格を活かすことで、今後のキャリア形成にもつながります。ぜひ参考にしてください。

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）

MOSはMicrosoft Office Specialistの略で、一般的な会社でよく使用されるOfficeソフトの操作スキルを証明する資格です。

Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookの5つの科目があり、それぞれのソフトを実際に操作する実技試験が行われます。

WordとExcelは、一般レベルと上級レベル（エキスパート）の2つのレベルがあります。一般レベルでは基本的な操作が出題され、難易度は中程度。上級レベル（エキスパート）は高度な機能について理解している必要があり、難易度が上がります。

資格取得に向けて勉強することにより、実務でも役立つ力が身につくでしょう。

参考：MOS公式サイト－マイクロソフト オフィス スペシャリスト

第一種・第二種衛生管理者

第一種・第二種衛生管理者は、衛生管理者として業務にあたる際に必要な国家資格です。

労働安全衛生法により、常時50人以上の労働者を使用する事業場では、衛生管理者を選任する必要があります。衛生管理者は職場の衛生上の管理や労働者の健康維持、労働災害防止などの職務を担います。

第一種と第二種の違いは選任できる業務の範囲にあります。第一種衛生管理者は農林畜水産業、鉱業、建設業などの有害業務を含む全ての業種に対応可能で、第二種衛生管理者は有害業務を含まない業種のみに選任できます。

参考：公益財団法人 安全衛生技術試験協会

日商簿記検定

日商簿記検定は、経理や会計に関する知識を証明する資格です。

会計に関する基礎知識はもちろん、貸借対照表や損益計算書など、財務諸表についても学ぶため、IR情報や決算書を扱う総務の業務でも役立ちます。また、2級以上の知識があれば、経理としての実務も担うことができるでしょう。

参考：商工会議所の検定試験｜簿記 |

社会保険労務士（社労士）

社会保険労務士（社労士）は、労働基準法や労働者災害補償保険法、雇用保険法、労務管理、社会保険などに関する知識を証明する国家資格です。

難易度は高いものの、総務や人事労務分野で専門性を高めたい方にとっては、取得する価値の高い資格です。

参考：社会保険労務士試験オフィシャルサイト

中小企業診断士

中小企業診断士は、中小企業の経営課題を診断したり、助言を行ったりする専門家の国家資格です。企業の財務・労務・生産・販売など、経営全般にわたって調査分析を行うスキルが身につくため、経営陣に近い思考でアドバイスできます。

企業経営に関する横断的な視点や分析力が求められる国家資格であり、管理部門から経営層へのキャリアアップを目指す方に適しています。

参考：JF-CMCA 日本中小企業診断士協会連合会

総務のキャリアパス

キャリアパスとしては、総務部門内で経験を積み、担当業務の幅を広げながらリーダーや管理職を目指す流れが一般的です。さらに、総務で培った知識や調整力を活かし、人事や経理など他のバックオフィス職へキャリアチェンジするケースもあります。

総務は会社全体を理解できる立場であるため、将来的なキャリアの選択肢が広い職種であるといえます。

総務のキャリアパスには様々な選択肢がありますが、ここでは大きく2つに分けてご紹介します。

バックオフィス業務を極める

総務で幅広い業務を担当することにより、バックオフィスに関するマルチなスキルが身につきます。

経験を積めば、管理部門でマネジメントを任される可能性もあるでしょう。人事や労務など、特定領域の専門性を高めることで、業務が細分化された大企業へ転職し、キャリアアップを実現する選択肢の1つとなります。

戦略総務で活躍する

近年では、「戦略総務」という考え方が広まりつつあり、企業の課題を総務の視点から洗い出し、解決につなげる取り組みが注目されています。

戦略総務は業務の効率化や労働環境改善などの具体的施策を能動的に提案して、企業の継続的な成長をサポートするのが仕事です。従来の定型業務にとどまらず、付加価値の高い業務への関与が期待されます。